Ein DMS („Dokumentenmanagementsystem“) ist im Rahmen der digitalen Transformation eines Unternehmens ohne Frage das wohl wichtigste Tool, um sämtliche Papierbelege nachhaltig zu digitalisieren. Damit die papierhaften Belege nach der digitalen Erfassung auch tatsächlich vernichtet werden können, müssen Unternehmen darauf achten, dass das eingesetzte System revisionssicher ist. Andernfalls entstehen gegebenenfalls rechtliche Risiken, die es zu vermeiden gilt.
Bereits seit einiger Zeit ist die UMT United Mobility Technology AG an einem Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit Künstlicher Intelligenz (KI) beteiligt und prüft derzeit, diese zukunftsträchtige Lösung im Rahmen der „Buy-and-Build“-Strategie zu erwerben.
Das neue Produkt hebt sich von bisherigen Lösungen in mehreren zukunftsweisenden Merkmalen ab. Dabei stechen die KI-basierten Prozesse wie eine OCR-Power Suche zur Texterkennung, eine sichere Signierung (Verschlüsselung) von Dokumenten, eine Dokumentenübersicht mit Verschlagwortung (Metadaten) bis hin zu einer KI-basierten Schnellerfassung von Eingangsbelegen heraus.
Die Bereitstellung des neuen KI-basierten DMS-Systems erfolgt über die Cloudtechnologie, wobei ein größeres Unternehmen die DMS-Lösung auch in seiner „Private Cloud“ betreiben kann. Herkömmliche DMS-Systeme sind meist proprietär aufgebaut, während das neue KI-basierte DMS-System als Webapplikation zur Verfügung steht. Somit können zum Beispiel auch Mitarbeiter über Home-Office Arbeitsplätze oder im Außendienst unkompliziert auf sämtliche Belege der Firma zugreifen. Wird eine KI-basierte DMS-Software in einem Unternehmen eingeführt, so können vorab sämtliche Belegflüsse in einem Workflowtool abgebildet werden, welches dann den jeweiligen Prozessfluss und die Zugriffsrechte definiert.
Der weltweite Umsatz mit KI-basierter Software wurde laut einer Prognose des Beratungsunternehmens Gartner vom 25. November 2021 für das Jahr 2022 auf 63 Milliarden Dollar geschätzt, was einen Anstieg von 21 Prozent gegenüber dem Jahr 2021 bedeuten würde.
„Der Markt für KI-Software nimmt somit deutlich an Fahrt auf. Eines der zentralen Produkte ist die Schnellerfassung von Dokumenten mittels KI. An diesem zukunftsträchtigen Markt möchte die UMT selbstverständlich partizipieren,“ so Thomas Teufel, Vorstand der UMT AG, und fügt hinzu: „Das enorme Potential dieses richtungsweisenden Marktes bildet für die UMT Gruppe mittelfristig beste Voraussetzungen für den Aufbau eines nachhaltig profitablen Geschäftsbereiches. Zur Adressierung des Mittelstandes ist auch eine SAP-Integrationsschnittelle vorgesehen. Damit wird jeder erzeugte Beleg im firmeneigenen SAP-System sofort als PDF-Datei im DMS zur Verfügung stehen. Wichtige E-Mails können über eine Microsoft-Outlook Schnittstelle ebenfalls im DMS-System abgelegt und mit Dokumenten verknüpft werden. Die Zeiten überfüllter Speicher und Keller mit zahlreichen Ordnern der Finanzbuchhaltung werden somit bald der Vergangenheit angehören“.
